Checkliste Adressdaten – So bereiten Sie Ihre Datenbank vor

Warum Datenqualität über den Erfolg jeder Aussendung entscheidet

Saubere Adressdaten sparen Zeit, Porto und Nerven. Eine fehlerhafte PLZ, ein nicht erkannter Umlaut oder ein leeres Feld in der falschen Spalte können dazu führen, dass Sendungen nicht ankommen oder kostenpflichtig retourniert werden. Nicht zu vergessen: ein eventueller Imageverlust bei den nicht erreichten Empfängern.

Die gute Nachricht: Die meisten Probleme entstehen aus immer denselben Stolperfallen. Wer sie kennt, kann sie vermeiden. Dieser Artikel zeigt, worauf es ankommt – und stellt am Ende eine Checkliste bereit, mit der Sie Ihre Liste in kurzer Zeit versandfertig machen.

Pflicht- und Kannfelder

Eine versandtaugliche Adressliste braucht je nach Mailing-Art unterschiedliche Felder. Diese Übersicht zeigt, welche Pflicht und welche optional sind:

Nur Adressblock:

Mit personalisierter Anrede und/oder im Brieftext

Formatvorgaben für Österreich

Postleitzahl: immer 4-stellig

Österreichische PLZ sind grundsätzlich vierstellig.

Umlaute und Sonderzeichen

ö, ä, ü, ß und scharfes ß funktionieren in modernen Versandsystemen einwandfrei – vorausgesetzt, die Datei ist als UTF-8 codiert (siehe Abschnitt „Dateiformat“). Die Ersatzschreibungen oe, ae, ue sind auch zulässig, sollten aber konsistent durchgehalten werden. Mischung im selben Datensatz („Müller“ und „Mueller“) führt zu Dubletten.

Großkunden- und Postfachadressen

Großkunden haben eigene PLZ (z.B. 1011 Wien für Behörden und Großbetriebe in der Innenstadt). Diese fallen häufig auf, weil sie nicht in herkömmlichen PLZ-Tabellen auftauchen. Postfachadressen werden mit „Postfach 555″ als Straße und einer dedizierten Postfach-PLZ angegeben (z.B. 1008 Wien für das Hauptbahnhof-Postfach). Niemals „Postfach“ und Straße kombinieren.

Dateiformat: CSV oder Excel?

Wir akzeptieren beides – Excel (.xlsx) ist robuster, weil das Encoding eingebaut ist und Excel-Sonderformate (Datumsspalten, Formeln) korrekt aufgelöst werden. CSV ist universeller, aber heikler beim Encoding und Trennzeichen.

Empfohlene Spaltenüberschriften

Anrede, Vorname, Nachname, Firma, Strasse, Hausnummer, Adresszusatz, PLZ, Ort

Eine einzige Adresszeile (z.B. „Beispielgasse 12/4″) funktioniert auch – wir trennen die Hausnummer dann automatisch ab. Getrennte Spalten sind aber sauberer und reduzieren die Fehlerquote.

Bei CSV: UTF-8 und Semikolon

CSV-Dateien aus Excel sind standardmäßig nicht UTF-8 codiert. Sie können das in Excel über „Speichern unter“ → „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“ wählen. Trennzeichen: in deutschsprachigen Excel-Versionen ist es das Semikolon (;), nicht das Komma. Wenn Sie es nicht selbst tun wollen: senden Sie uns einfach die Excel-Datei, dann konvertieren wir diese für Sie.

Häufige Stolperfallen

• Gemischte Zellformate – PLZ teils als Text, teils als Zahl. Markieren Sie die ganze Spalte und stellen Sie sie auf Text.
• Leerzeichen am Anfang oder Ende – „1010 “ mit Leerzeichen ist ungleich „1010″. Excel hat eine Funktion „GLÄTTEN“ dafür.
• Leere Zeilen mitten in der Liste – einige Tools brechen den Import dort ab. Vor Versand sortieren und leere Zeilen entfernen.
• Doppelte Spaltenüberschriften – passiert beim Mergen aus mehreren Quellen.
• Abgekürzte Adressen („Wr. Neustadt“ statt „Wiener Neustadt“) – funktioniert manchmal, manchmal nicht. Sicherheitshalber ausschreiben.

Adressprüfung und Bereinigung

Vor dem Versand kontrollieren wir bei jeder Liste folgende Punkte – oder Sie machen das selbst, wenn Sie die Liste sauber abgeben möchten:

Dubletten erkennen

Identische Empfänger doppelt anzuschreiben kostet Porto und nervt die Empfänger. Excel hat unter „Daten → Duplikate entfernen“ eine Basisfunktion – diese erkennt aber nur exakte Dubletten. „Müller“ und „Mueller“ oder „1010″ und „1010 “ werden als verschieden gewertet. Eine professionelle Dublettenprüfung berücksichtigt Tippfehler, Umlaut-Varianten und Reihenfolge.

Adressabgleich mit der Post

Die Österreichische Post AG bietet einen kostenpflichtigen Adressabgleich. Dabei wird Ihre Liste gegen die aktuelle Adressdatenbank geprüft. Empfehlenswert vor allem bei länger nicht aktualisierten Listen – jedes Jahr ziehen rund 10 % der Bevölkerung um.

Internationale Adressen aussortieren

Info.Mail Werbung ist nur für österreichische Adressen zulässig. Wenn Ihre Liste deutsche, Schweizer oder andere ausländische Adressen enthält, müssen diese vor Versand entfernt werden – sonst lehnt die Post die gesamte Sendung ab.

DSGVO – was Sie rechtlich beachten müssen

Rechtsgrundlage für die Verwendung

Wer Adressdaten zu Werbezwecken verwendet, braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Die zwei relevantesten:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) – z.B. Newsletter-Anmeldung mit klarem Werbe-Opt-in
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) – z.B. Werbung an bestehende Kunden für ähnliche Produkte. Erfordert Interessenabwägung und einfache Widerrufsmöglichkeit.

Aufbewahrung und Werbewiderspruch

Empfängerinnen und Empfänger können der Verwendung jederzeit widersprechen (Robinson-Liste, Werbeverbotsvermerk im Melderegister). Diese Widersprüche müssen Sie vor jeder Aussendung neu prüfen. Bei Octopus läuft dieser Abgleich automatisch mit, wenn Sie es im Auftrag vermerken.

Retouren-Handling

Wenn Sendungen zurückkommen („Empfänger verzogen“, „unbekannt“), müssen Sie die betroffenen Datensätze entweder aktualisieren oder aus der Verteilerliste entfernen. Nicht zustellbare Adressen weiterhin anzuschreiben gilt als Verstoß gegen den Grundsatz der Datenrichtigkeit (Art. 5 DSGVO).

Nächster Schritt

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Liste den Anforderungen entspricht: schicken Sie uns einfach die Datei. Wir prüfen sie im Rahmen eines Auftrags und melden uns mit konkreten Hinweisen zurück. Liste prüfen lassen →

Häufige Fragen zu Adressdaten

Dieser Leitfaden dient der Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Verbindlich sind ausschließlich die jeweils aktuellen Geschäftsbedingungen der Österreichischen Post AG sowie die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Wir übernehmen keine Haftung.