Die Herausforderung: Viel Post, wenig Ressourcen
Gemeinden, Vereine und Verbände verschicken regelmäßig adressierte Aussendungen an Hunderte oder Tausende Empfänger – Einladungen zur Hauptversammlung, Bürgerinformationen, Mitglieder-Rundschreiben, Betriebskostenabrechnungen oder saisonale Aktionen.
Das Problem ist fast immer dasselbe:
- Das Personal im Gemeindeamt hat ohnehin volle Tage und soll nebenbei 1.500 Briefe kuvertieren
- Ehrenamtliche im Verein opfern Abende für Falten, Kleben und Etikettieren
- Die passende Produktauswahl bei der öst. Post AG (inkl. der nötigen Versanddokumente) ist komplex und fehleranfällig
- Ohne korrekte Vorbereitung zahlt man oft unnötig höheres Porto
Die Lösung: Alles an Octopus übergeben
Octopus übernimmt den gesamten Aussendungsprozess – von der Adressaufbereitung bis zur Postübergabe. Sie liefern die Adressen und das Layout, wir erledigen den Rest.
📦 Typischer Ablauf für Gemeinden & Vereine
- Schritt 1: Sie senden uns die Adressliste (Excel oder CSV) und das Drucklayout
- Schritt 2: Wir prüfen die Adressen, entfernen Dubletten, validieren PLZ, prüfen Layout bzw Inhalt und bestimmen das passende und günstigste Produkt
- Schritt 3: Druck, Falzen, Kuvertieren, Beilagen einlegen
- Schritt 4: Versanddokumente wie Aufgabeliste und wo nötig Bundzettel inkl. Sortierung – alles korrekt vorbereitet
- Schritt 5: Postübergabe zum günstigsten Tarif, garantiert fehlerfrei
Alternativ nutzen Sie nur unseren Postformulare: Wir erstellen Postliste, Bundzettel und Aufgabeschein – Sie geben die Sendung selbst bei der Post auf, vollständig und korrekt vorbereitet.
Typische Anwendungsfälle
🏛️ Gemeinden & Gemeindeämter
- Bürgerinformationen und Amtsblatt-Beilagen
- Wahlinformationen und Stimmzettel-Versand
- Bescheide und Verständigungen (z.B. Müllabfuhr-Änderungen)
- Einladungen zu Gemeinderatssitzungen
- Saisonale Informationen (Winterdienst, Baustellen, Veranstaltungen)
⚽ Vereine & Verbände
- Einladungen zu Public Events
- Mitglieder-Rundschreiben und Vereinszeitungen
- Zahlungserinnerungen und Beitragsvorschreibungen
- Veranstaltungseinladungen und Saisonprogramme
- Spendenaufrufe und Dankesbriefe
🏢 Hausverwaltungen
- Betriebskostenabrechnungen
- Einladungen zu Eigentümerversammlungen
- Informationsschreiben zu Sanierungen oder Regelungen
Was Sie dabei sparen
| Eigenregie | Mit Octopus | |
|---|---|---|
| Personalaufwand | Mehrere Personen, mehrere Tage | 1 E-Mail oder Anruf |
| Porto | Standardtarif (€ 1,00–3,10/Stück) | Info.Mail (ab € 0,42/Stück) |
| Portoersparnis | – | Bis zu 83% |
| Fehlerrisiko | Hoch (Dokumente, Sortierung) | Null (über 20 Jahre Erfahrung) |
| Durchlaufzeit | 3–7 Tage | 1–2 Werktage |
💰 Rechenbeispiel: Gemeinde mit 1.200 Haushalten
Aussendung: Bürgerinformation, Standardbrief bis 20g
Briefporto: 1.200 × € 1,00 = € 1.200,–
Info.Mail Public über Octopus: 1.200 × € 0,65 = € 780,–
Ersparnis: € 550,– pro Aussendung
Bei 4 Aussendungen pro Jahr: € 2.200,– Ersparnis – nur beim Porto.
💡 Verschiedene Tarife für verschiedene Absender
Die Österreichische Post unterscheidet zwischen Info.Mail Werbung (für Unternehmen), Info.Mail Public (für Gemeinden/Behörden) und Sponsoring.Mail (für Vereine/gemeinnützige Organisationen). Octopus kennt alle Varianten und wählt den günstigsten Tarif für Ihre Sendung.
Warum gerade Octopus?
- Kleinmengen ab wenigen Stück – wo andere Lettershops ablehnen, fängt Octopus an
- Persönliche Ansprechpartner – kein Callcenter, keine Ticket-Nummern
- Wien & Umgebung – Gratis-Abholung des Materials, kurze Wege
- Formular-Kompetenz – über 20 Jahre Erfahrung mit Post-Dokumenten und Postvorschriften
- Faire Preisstaffel – je mehr Vorlauf, desto günstiger; Neukunden-Rabatt
Häufige Fragen von Gemeinden & Vereinen
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