Die Herausforderung: Viel Post, wenig Ressourcen

Gemeinden, Vereine und Verbände verschicken regelmäßig adressierte Aussendungen an Hunderte oder Tausende Empfänger – Einladungen zur Hauptversammlung, Bürgerinformationen, Mitglieder-Rundschreiben, Betriebskosten­abrechnungen oder saisonale Aktionen.

Das Problem ist fast immer dasselbe:

  • Das Personal im Gemeindeamt hat ohnehin volle Tage und soll nebenbei 1.500 Briefe kuvertieren
  • Ehrenamtliche im Verein opfern Abende für Falten, Kleben und Etikettieren
  • Die passende Produktauswahl bei der öst. Post AG (inkl. der nötigen Versanddokumente) ist komplex und fehleranfällig
  • Ohne korrekte Vorbereitung zahlt man oft unnötig höheres Porto

Die Lösung: Alles an Octopus übergeben

Octopus übernimmt den gesamten Aussendungsprozess – von der Adressaufbereitung bis zur Postübergabe. Sie liefern die Adressen und das Layout, wir erledigen den Rest.

📦 Typischer Ablauf für Gemeinden & Vereine

  • Schritt 1: Sie senden uns die Adressliste (Excel oder CSV) und das Drucklayout
  • Schritt 2: Wir prüfen die Adressen, entfernen Dubletten, validieren PLZ, prüfen Layout bzw Inhalt und bestimmen das passende und günstigste Produkt
  • Schritt 3: Druck, Falzen, Kuvertieren, Beilagen einlegen
  • Schritt 4: Versanddokumente wie Aufgabeliste und wo nötig Bundzettel inkl. Sortierung – alles korrekt vorbereitet
  • Schritt 5: Postübergabe zum günstigsten Tarif, garantiert fehlerfrei

Alternativ nutzen Sie nur unseren Postformulare: Wir erstellen Postliste, Bundzettel und Aufgabeschein – Sie geben die Sendung selbst bei der Post auf, vollständig und korrekt vorbereitet.

Typische Anwendungsfälle

🏛️ Gemeinden & Gemeindeämter

  • Bürgerinformationen und Amtsblatt-Beilagen
  • Wahlinformationen und Stimmzettel-Versand
  • Bescheide und Verständigungen (z.B. Müllabfuhr-Änderungen)
  • Einladungen zu Gemeinderatssitzungen
  • Saisonale Informationen (Winterdienst, Baustellen, Veranstaltungen)

⚽ Vereine & Verbände

  • Einladungen zu Public Events
  • Mitglieder-Rundschreiben und Vereinszeitungen
  • Zahlungserinnerungen und Beitragsvorschreibungen
  • Veranstaltungseinladungen und Saisonprogramme
  • Spendenaufrufe und Dankesbriefe

🏢 Hausverwaltungen

  • Betriebskostenabrechnungen
  • Einladungen zu Eigentümerversammlungen
  • Informationsschreiben zu Sanierungen oder Regelungen

Was Sie dabei sparen

Eigenregie Mit Octopus
Personalaufwand Mehrere Personen, mehrere Tage 1 E-Mail oder Anruf
Porto Standardtarif (€ 1,00–3,10/Stück) Info.Mail (ab € 0,42/Stück)
Portoersparnis Bis zu 83%
Fehlerrisiko Hoch (Dokumente, Sortierung) Null (über 20 Jahre Erfahrung)
Durchlaufzeit 3–7 Tage 1–2 Werktage

💰 Rechenbeispiel: Gemeinde mit 1.200 Haushalten

Aussendung: Bürgerinformation, Standardbrief bis 20g

Briefporto: 1.200 × € 1,00 = € 1.200,–
Info.Mail Public über Octopus: 1.200 × € 0,65 = € 780,–
Ersparnis: € 550,– pro Aussendung

Bei 4 Aussendungen pro Jahr: € 2.200,– Ersparnis – nur beim Porto.

💡 Verschiedene Tarife für verschiedene Absender

Die Österreichische Post unterscheidet zwischen Info.Mail Werbung (für Unternehmen), Info.Mail Public (für Gemeinden/Behörden) und Sponsoring.Mail (für Vereine/gemeinnützige Organisationen). Octopus kennt alle Varianten und wählt den günstigsten Tarif für Ihre Sendung.

Warum gerade Octopus?

  • Kleinmengen ab wenigen Stück – wo andere Lettershops ablehnen, fängt Octopus an
  • Persönliche Ansprechpartner – kein Callcenter, keine Ticket-Nummern
  • Wien & Umgebung – Gratis-Abholung des Materials, kurze Wege
  • Formular-Kompetenz – über 20 Jahre Erfahrung mit Post-Dokumenten und Postvorschriften
  • Faire Preisstaffel – je mehr Vorlauf, desto günstiger; Neukunden-Rabatt

Häufige Fragen von Gemeinden & Vereinen

Schon ab ca. 50–100 Stück rechnet sich die Zeitersparnis. Abhängig von der Menge und Beschafffenheit Ihres Mailings kann sich schon ab ca 90 Stk eine Portoersparnis ergeben. Wir beraten Sie gerne, was für Ihre Menge am sinnvollsten ist.

Ja – falls kein fertiges Layout vorhanden ist, erstellen wir die grafische Vorlage. Einfach den Textinhalt liefern, wir kümmern uns um den Rest.

Am einfachsten als MS-Office-Datei wie Excel und Word per E-Mail (Passwortschutz aber bitte nicht vergessen!). Wir akzeptieren aber auch andere Formate und helfen bei der Aufbereitung.

Auf jeden Fall. Es gibt bei uns keine Mindestmenge und keinen Vertrag. Sie beauftragen uns einfach, wenn Bedarf besteht. Viele Gemeinden und Vereine nutzen uns genau so.

Selbstverständlich. Wir verarbeiten Ihre Adressdaten ausschließlich für den beauftragten Zweck, gemäß DSGVO, und löschen sie nach Auftragsabschluss.

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Wir beraten Sie persönlich – kostenlos und unverbindlich.

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