Versandvorbereitung als Info.Mail – Schritt für Schritt

Was ist Info.Mail Werbung?

Info.Mail Werbung ist ein ermäßigter Versandtarif der Österreichischen Post AG für adressierte Werbesendungen. Wichtig: Für den Versand als Info.Mail Werbung ist ein werblicher Inhalt zwingend vorgeschrieben. Die Entscheidung, ob ein Inhalt als Werbung gilt, trifft alleine die Österreichische Post AG.

Eindeutig nicht zulässig sind z. B. Rechnungen oder bloße Informationen wie Jahresberichte. Weihnachtsgrüße, Einladungen mit Werbecharakter oder Produktangebote sind hingegen erlaubt – lassen aber manchmal Interpretationsspielraum zu.

Schritt für Schritt: Versandvorbereitung im Post-Versandtool

Schritt 1: Druckvorlagen vorbereiten

Bereiten Sie alle Bestandteile Ihrer Sendung als druckfertige Dateien vor – z. B. als Word-Dokument, Scan, Foto oder PDF. Diese werden bei der Prüfung durch die Post benötigt.

Schritt 2: Adressliste erstellen

Speichern Sie Ihre österreichischen Adressen als CSV-Datei (z. B. in Excel öffnen → „Speichern unter“ → „CSV (Trennzeichen getrennt)“). Achten Sie darauf:

• Nur österreichische Adressen (internationale Adressen sind bei Info.Mail nicht zulässig)
• Spalten für Name, Straße, PLZ und Ort
• Aus Datenschutzgründen empfehlen wir, für die reine Versandvorbereitung nur die PLZ-Spalte zu verwenden und alle personenbezogenen Daten zu entfernen

Schritt 3: Versandtool öffnen und Auftrag anlegen

Öffnen Sie das Versandtool der Österreichischen Post AG unter ella.post.at/versandtool und führen Sie folgende Eingaben durch:

• Auftragsbezeichnung – frei wählbar, dient Ihrer eigenen Zuordnung
• Reservierungsnummer – nur erforderlich, wenn ein 2-Tages-Zustellfenster vorab reserviert werden soll. Ohne Reservierung wird binnen 6 Werktagen zugestellt
• Maschinenfähigkeit – wenn Ihre Sendung maschinenfähig ist (siehe Abschnitt unten), nichts ändern. Andernfalls „Nicht maschinenfähig/Einschlüsse“ aktivieren
• Details zur Sendung – Gewicht und Format angeben (die „Länge“ entspricht der größten Ausdehnung)
• DSGVO akzeptieren

Schritt 4: Adressliste hochladen

CSV-Datei hochladen und die Spalte mit den Postleitzahlen auswählen, falls das Tool sie nicht automatisch erkennt. Anschließend „Adressliste finalisieren“ klicken.

Schritt 5: Aufgabeort und Datum

• Aufgabeort – Postleitzahl des Postamtes auswählen, bei dem Sie aufgeben möchten
• Aufgabedatum – Datum angeben, an dem Sie die Sendung zur Post bringen
• Entgelt für Rücksendung – Option wählen (Achtung: die Auswahl muss mit dem Layout Ihrer Sendung übereinstimmen – siehe Abschnitt „Rücksendungen“)

Schritt 6: Zusätzliche Informationen

Diese Felder werden üblicherweise nur benötigt, wenn:

• Vorab Sonderverträge mit der Post abgeschlossen wurden
• Es sich um einen „Selfmailer“ handelt, der vorab von der Post auf Tauglichkeit geprüft wurde
• Zusätzlich eine Onlinekampagne zum Mailing gebucht werden soll

Eine „Sortierung nach Ziel-VZ“ kann ab einer Menge von 100.000 Sendungen sinnvoll sein und das Porto reduzieren.

Schritt 7: Sendungsmuster hochladen

Laden Sie alle Teile Ihrer Sendung hoch – auch das Kuvert, selbst wenn es unbedruckt/neutral weiß ist. Bei Katalogen mindestens 12 Seiten hochladen (Umschlag, Inhalt, Impressum, einige Produktseiten). Die Post prüft anhand dieser Muster, ob der Inhalt als Werbung zulässig ist.

Schritt 8: Kundendaten angeben

• Kund*in – Name/Firma, falls vorhanden Kundennummer bei der Öst. Post AG, Adresse
• Ansprechpartner*in – Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (z. B. +43…). Die Versanddokumente und das Prüfergebnis werden an diese E-Mail-Adresse geschickt

Schritt 9: Auftrag abschließen

Bei der „Zusammenfassung“ nochmals alle Eingaben kontrollieren. Falls nötig, zusätzliche Dokumente hinzufügen – in der Regel sind alle nötigen Dokumente aber automatisch hinzugefügt.

Maschinenfähigkeit – wann „nicht maschinenfähig“ aktivieren?

Die Sortieranlage der Post übt starke Beschleunigungs-, Brems- und Druckkräfte aus. Nicht jede Sendung ist dafür geeignet. Die Vorgaben der Öst. Post AG zur maschinellen Verarbeitung sind sehr umfangreich – hier die wichtigsten Punkte:

In der Regel maschinenfähig:

• Ein kuvertierter Brief A4 in C5, C6/5 oder DIN Lang – sofern das Layout die automatische Lesbarkeit der Adresse gewährleistet

„Nicht maschinenfähig/Einschlüsse“ aktivieren bei:

• Einschlüsse: Auch leichte Teile, die wesentlich kleiner als das Kuvert sind (z. B. Visitenkarten, Produktproben) können das Kuvert bei der Sortierung beschädigen
• Produktproben: Falls diese unter starkem Druck aufplatzen könnten, unbedingt „nicht maschinenfähig“ aktivieren
• Kuvertlasche: Die Lasche muss über die gesamte Länge gut verklebt sein. Bei nassgummierten Kuverts besonders darauf achten – Kuverts mit Haftstreifen sind empfehlenswert
• Entzündliche Beigaben: Feuerzeuge, Streichhölzer, Akkus dürfen generell nur als Gefahrgutbrief versandt werden

Layout-Vorschriften

Auch beim Layout gibt es zahlreiche Vorgaben. Für den günstigeren Classic-Tarif („nicht maschinenfähig/Einschlüsse“ nicht aktiviert) sind diese besonders wichtig:

Eine Sendung muss als „nicht maschinenfähig“ markiert werden, wenn:

• Kuverts bis zur unteren Kante bedruckt sind
• Der Inhalt/Brief mit der Adresse verrutschen kann und die PLZ nicht in jeder Position vollständig lesbar ist
• Unterhalb des Adressfensters die Absenderadresse angedruckt ist (Absender immer oberhalb der Adresse!)
• Bei Postkarten: der Trennstrich nicht den Vorschriften entspricht (siehe Abschnitt „Postkarten“)

Weitere Layout-Regeln:

• Der Adressblock muss linksbündig sein
• Nur PLZ und Ort stehen in der untersten Zeile (keine Länderangabe innerhalb Österreichs)
• Der Freimachungsvermerk „Österreichische Post AG · Info.Mail W · Entgelt bezahlt“ muss entweder rechts oben am Kuvert oder oberhalb der Empfängeradresse (im Kuvertfenster sichtbar) stehen

Rücksendungen

Rücksendungen sind bei der Öst. Post AG kostenpflichtig. Klären Sie vorab, ob Sie diese erhalten möchten:

Aufbau des Adressblocks

Der Adressblock bei einem personalisierten Brief in einem Kuvert mit Fenster sollte so aussehen (Leerzeilen einhalten!):

Mit Rücksendungen:

Österreichische Post AG · Info.Mail · Entgelt bezahlt

Absendername, Beispielgasse 1, 1000 Wien

Herr
Max Empfänger
Musterweg 123
9999 Musterhausen

Ohne Rücksendungen:

Österreichische Post AG · Info.Mail · Entgelt bezahlt

Absendername, Beispielgasse 1, 1000 Wien
Retouren an Postfach 555, 1008 Wien

Herr
Max Empfänger
Musterweg 123
9999 Musterhausen

Postkarten-Vorschriften

Für Postkarten gelten besonders strenge Vorgaben:

• Format A6 oder kleiner (Minimum 140 × 90 mm): Grammatur zwischen 160 und 500 g/m²
• Größer als A6 (Maximum 235 × 162 mm): Grammatur zwischen 200 und 500 g/m²
• Trennstrich: Senkrecht, durchgehend, schwarz, 1–1,2 mm breit
• Abstand vom oberen Rand: 40 mm
• Abstand vom unteren Rand: 15 mm
• Abstand vom rechten Rand: 64–84 mm
• Links und rechts vom Trennstrich: je 5 mm frei

Bündelung bei nicht maschinenfähigen Sendungen

Bei nicht maschinenfähigen Sendungen haben Sie zwei Optionen:

Bündelungs-Vorschriften für Wien

• Im Ortsbund (z. B. 1010) alle Sendungen für den ersten Bezirk zusammenfassen
• Nur in Wien: 1017 wird wie 1010 behandelt und gehört zum selben Ortsbund
• In Wien gibt es keine Leitgebiete
• Alle übrigen Sendungen = Restmenge

Bündelungs-Vorschriften für Bundesländer

• Ortsbund (z. B. 4020): Alle Sendungen mit exakt dieser PLZ zusammenfassen. Achtung: 4021 ist nicht Teil des Ortsbundes 4020!
• Leitgebiet (z. B. 40): Alle Sendungen, die nicht zu einem Ortsbund gehören und deren PLZ mit 40 beginnt, zusammenfassen
• Alle anderen Sendungen = Restmenge

Physische Bündelung

Jeder Bund muss zwei Mal gebunden werden – einmal der Länge und einmal der Breite nach. Kreuzweise mit nur einer Schnur kann zur Annahmeverweigerung führen.

Tipp: Schützen Sie Ihre Finger an den Gelenken mit Pflastern – die Schnur reißt schnell die Haut auf.

Dieser Leitfaden dient der Orientierung. Verbindlich sind ausschließlich die jeweils aktuellen Geschäftsbedingungen der Österreichischen Post AG auf www.post.at. Wir übernehmen keine Haftung.

Häufige Fragen zur Versandvorbereitung