Ausgangssituation
Ein Wiener Verein verschickt jedes Frühjahr eine Einladung zur Veranstaltung zur Mitgliedergewinnung – inklusive Begleitschreiben und Hochglanzfolder im A4-Format. Bisher übernahmen das ehrenamtliche Vorstandsmitglieder: : Folder bei einer Druckerei bestellen, Kuverts kaufen, Briefe erstellen und ausdrucken, zusammentragen, kuvertieren, frankieren und zur Post bringen.
Der Zeitaufwand: 2 Abende Vorbereitungszeit und ein weiterer Abend mit 3–4 Freiwilligen für’s Kuvertieren. Beim Versand wurden die Sendungen erst nach einer Korrektur angenommen, weil die Freimachung fehlerhaft war.
Herausforderung
Für die aktuelle Saison stellte der Vorstand klare Anforderungen:
- Pünktlich: Die Einladungen müssen exakt exakt 4 Wochen vor der Veranstaltung bei den Empfängern sein
- Fehlerfrei: Keine Ablehnung durch die Post mehr – korrekte Versanddokumente
- Kostengünstig: Das Vereinsbudget ist begrenzt, jeder Euro zählt
- Entlastung: Die Ehrenamtlichen sollen sich auf die Vereinsarbeit konzentrieren, nicht auf Kuvertierung
Lösung durch Octopus
Der Verein kontaktierte Octopus am Montag. Am Dienstag wurden die Folder abgeholt. Am selben Tag war alles bei der Post:
✅ So lief der Auftrag ab
- Montag 10:00 – Telefonische Anfrage, Angebot innerhalb einer Stunde.
- Montag 14:00 – Auftragserteilung und Übermittlung der Adressliste.
- Montag 15:00 – Nach Rücksprache die Adressliste auf 500 Adressen erweitert (Mindestmenge beim Info.Mail).
- Montag 15:30 – Postdokumente über das Versandtool der Öst. Post AG erstellt.
- Dienstag 09:00 – Gratis-Abholung der Folder.
- Dienstag 12:30 – Nach Freigabe der Öst. Post AG: Druck der 500 Briefe mit personalisierter Anrede.
- Dienstag 13:00 – Kuvertieren der Briefe mit den Foldern in C4-Kuverts mit Fenster, inkl. Sortierung und Bündelung.
- Dienstag 15:30 – Fertige Sendung an die Post übergeben – als Info.Mail Werbung Plus.
Ergebnis & Kundennutzen
| Kennzahl | Vorher (Eigenregie) | Mit Octopus |
|---|---|---|
| Zeitaufwand Verein | 3 Abende, bis zu 4 Personen | 1 Telefonat + Excel senden |
| Durchlaufzeit | ca. 1 Woche | 1 Werktag |
| Versandtarif | Päckchen S (Restmengentarif) | Info.Mail Werbung Päckchen S AT, 500 Stk |
| Porto pro Stück | € 3,10 (Päckchen S AT), 250 Stk | € 0,73 (Info.Mail Werbung), 500 Stk |
| Portokosten gesamt | € 775,– (250 Stk) | € 365,– (500 Stk) |
| Portoersparnis | – | € 410,– (53%) + doppelte Reichweite |
| Reichweite | 250 Empfänger | 500 Empfänger (durch Mindestmenge) |
| Ablehnung durch Post | 1x (fehlerhafte Freimachung) | 0 |
💬 Fazit des Vereinsobmanns
„Wir haben uns gefragt, warum wir das nicht schon früher so gemacht haben. Die Portoersparnis allein hat den Auftrag mehr als bezahlt – und unsere Ehrenamtlichen hatten zum ersten Mal einen freien Abend.“
Warum hat das so gut funktioniert?
- Kleinmengen willkommen: 250 bzw. 500 Stück sind für viele Lettershops zu wenig – für Octopus genau richtig
- Versanddokumente-Know-how: Postdokumente und Bundzettel korrekt erstellt – keine Ablehnung
- Info.Mail-Tarif: Durch richtige Beratung weit günstigerer Versandtarif
- Alles aus einer Hand: Druck, Kuvertierung, Etikettierung, Postübergabe – ein Ansprechpartner
Das könnte auch für Sie passen, wenn…
- … Sie regelmäßig Aussendungen an 200–2.000 Empfänger verschicken
- … Sie Porto sparen möchten, aber die Formulare der Post nicht selbst ausfüllen wollen
- … Ihre Mitarbeiter oder Ehrenamtlichen sich auf Wichtigeres konzentrieren sollen
- … Sie eine zuverlässige, pünktliche Abwicklung brauchen
📋 Auftragsdaten auf einen Blick
- Kunde: Verein Wien
- Auflage: 250 Stück, danach 500 Stk
- Format: Päckchen S, C4
- Beilagen: 2 (persönlicher Einladungsbrief, Hochglanzfolder)
- Versandart: Info.Mail Werbung
- Durchlaufzeit: 1 Werktag
- Portoersparnis: 53%
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